کسب‌ و کارها به‌طور معمول در بیرون خود به‌دنبال راهکارهایی برای افزایش درآمد و درنتیجه زنده ماندن در دنیای تجارت هستند. فناوری‌های روز نشان داده‌اند که نه‌تنها می‌توانند در مدیریت کارآمد زمان به کسب‌وکارها کمک کنند، بلکه قدرت دگرگون کردن محیط کار را هم دارند. شرکت فناوری‌های بارکد وَسپ در پژوهش خود به‌نام «گزارش وضعیت کسب‌وکارهای کوچک» تخمین زده است که ۲۰ درصد کسب‌ و کارهای کوچک در سال جاری روی ابزارهایی از جمله دستگاه حضور و غیاب برای بهبود بهره‌وری کارکنان سرمایه‌گذاری خواهند کرد. نتایج بررسی‌های سِلِکت‌هاب هم نشان می‌دهد ۵۷ درصد شرکت‌ها قصد دارند طی ۱۸ ماه آینده نرم‌افزاری جدید را برای مدیریت منابع انسانی خریداری کنند.

امروزه پویش نیروی کار مدام در حال تکامل است و سازمان‌ها باید به سرعت خود را با این تحولات همگام سازند. نیروی کار چندفرهنگی و پراکنده، ماهیت کار، رفت‌وآمد، کار در خانه و دورکاری، شیفت‌ها، ساعت‌های کاری انعطاف‌پذیر، اضافه‌کاری، سیاست‌های مرخصی با حقوق و بسیاری از مسائل دیگر باعث شده‌اند تا مدیریت زمان، هزینه‌ها و بهره‌وری برای کارفرماها بسیار چالش‌برانگیز باشد.

بررسی‌های شرکت کسلر اینترنشنال نشان داده است که درصد چشم‌گیری از کارکنان (۸۰ درصد) در زمان کاری خود به کارهای متفرقه می‌پردازند. ما شاهد گسترش فناوری در دنیای تجارت هستیم، اما بیشتر کسب‌وکارهای کوچک به یکی از بخش‌های مهم مدلشان بی‌توجهی نشان می‌دهند: سامانه مدیریت حضور و غیاب کارکنان.

مزیت‌های استفاده از سامانه مدیریت حضور و غیاب

بیشتر سازمان‌ها تاکنون خود را به سامانه‌های خودکار محاسبه و پرداخت دستمزد مجهز کرده‌اند. براساس بررسی‌های اتحادیه حقوق و دستمزد آمریکا، ۶۵ درصد سازمان‌ها از سامانه‌های خودکار برای ثبت حضور و غیاب و محاسبه ساعت‌های کاری بهره می‌بردند یا در حال راه‌اندازی چنین سامانه‌ای بودند.

چرا سازمان‌ها نمی‌توانند از ابزارهای دستی و منسوخ حضور و غیاب دست بکشند؟ استفاده از ابزارهای خودکار می‌تواند این ده مزیت را با خود به‌همراه داشته باشد:

۱. دقت

خطاهای انسانی، حتی با کمک ابزارهای محاسباتی، اجتناب‌ناپذیرند. سامانه‌های مدیریت حضور و غیاب خودکار، زمان را به‌طور دقیق محاسبه می‌کنند و خطاهای اجتناب‌ناپذیر و هزینه‌بر ورود دستی داده‌ها را به حداقل می‌رسانند. با استفاده از این داده‌ها می‌توان به تحلیل درستی از عملکرد و دستمزد کارکنان دست یافت.

۲. اقتصادی بودن

آیا می‌دانستید که سامانه‌های مدیریت حضور و غیاب می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند؟ آن‌ها از ثبت نادرست زمان، کارت زدن به‌جای دوستان، غیبت غیرموجه، تأخیر بی‌مورد، استفاده نادرست از زمان و پرداخت حقوق اضافه جلوگیری می‌کنند. بررسی‌های گروه اکسیوم نشان می‌دهد که شرکت‌های بزرگ می‌توانند با به‌کارگیری سامانه‌های مدیریت حضور و غیاب خودکار تا سقف ۱۶۰۰ دلار به ازای هر کارمند در هزینه‌هایشان صرفه‌جویی کنند.

۳. بازده /بهره‌وری

مدیریت دستی حضور و غیاب و نظارت بر آن می‌تواند زمان‌بر، دشوار و پرهزینه باشد. بررسی برگه‌ها و کارت‌های ورود و خروج، ایجاد برنامه‌های زمانی، تعیین زمان خروج و اضافه‌کاری و محاسبه دستمزدها به‌صورت دستی بسیار وقت‌گیر هستند. سامانه‌های خودکار تمام این کارها را انجام می‌دهند، زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کنند، اطلاعات را به‌طور خودکار وارد سامانه محاسبه دستمزدها می‌کنند و به شما کمک می‌کنند زمان با ارزشتان را هدر ندهید. صرفه‌جویی در هزینه و انرژی در کنار ثبت دقیق اطلاعات به شما کمک می‌کند تا از منابعتان به شکل بهینه بهره ببرید که منجر به بهبود بهره‌وری و افزایش سودآوری می‌شود.

 منبع: 

https://www.zoomit.ir/2020/5/11/348389/rasacorporation-automation-rollcall/